Een bedrijfsverhuizing is een heel ingrijpende gebeurtenis. Niet alleen moet er dan heel veel geregeld worden, ook voor het personeel kan dit heel ingrijpend zijn. Vooral als het bedrijf een locatie kiest die verder is dan waar de meeste werknemers wonen. Er komt ontzettend veel kijken als een bedrijf gaat verhuizen. Hierbij enkele zaken om rekening mee te houden:
De voorbereiding
Wanneer het nieuwe bedrijfspand gevonden is of gereed is, wanneer de onderneming zelf een pand laat bouwen, kan de voorbereiding gaan beginnen. Het beste is het om een projectgroep op te richten met mensen van elke afdeling, zodat er bij vragen of problemen op een bepaalde afdeling altijd iemand aanspreekbaar. De voorbereiding is normaliter de tijd dat het meeste geregeld moet worden, zoals onder andere:
- Inlichten van het personeel over de verhuizing, datum verhuizing en informeren over de nieuwe locatie.
- Inlichten van overige partijen, zoals de verhuurder van het huidige pand om de huur op te zeggen en leveranciers, zodat zij bijtijds weten waar zij moet leveren. Wanneer de datum van de verhuizing bekend is, moeten alle relaties op de hoogte gesteld worden dat het bedrijf die dag niet te bereiken is.
- Opruiming organiseren. Veel zaken die de afgelopen jaren zijn verzameld kunnen per afdeling opgeruimd worden of opgeslagen.
- Naar aanleiding van een plattegrond per afdeling kan worden ingetekend hoe de werkplekken worden ingedeeld en wie, waar komt te zitten.
- Verhuisbedrijf moet besteld worden.
- Het personeel van de diverse afdelingen kan beginnen met het inpakken van alle ordners en ander kleinere zaken in verhuisdozen. Op al deze dozen en op groot materiaal zoals tafels, stoelen en kasten moet een sticker komen, waar deze in het nieuwe pand gezet moeten worden.
- Er moet nog bepaald worden of er per afdeling nog aanpassingen aan de werkruimte gedaan moet worden. Dit kan zijn om de ruimte geschikter te maken, maar ook hoe de ruimte aangekleed moet worden. Misschien moet er nog geschilderd worden, of vloerbedekking gelegd.
- Per afdeling moet er een taakverdeling gemaakt worden voor personeel dat tijdens de verhuizing meehelpt en wat zij gaan doen. Het kan ook zijn dat het personeel op de verhuisdag thuis kan blijven en pas op de nieuwe locatie komt, wanneer het verhuisbedrijf alles heeft overgebracht.
De Verhuizing
Op de dag van verhuizing zelf, zal het verhuisbedrijf het zware werk gaan doen. Toch kan personeel toezicht houden wanneer een bedrijf heel specifieke apparatuur heeft die verhuisd moeten worden. Ook is het mogelijk dat zeer specifieke machines of gereedschappen, door een gespecialiseerd bedrijf naar de nieuw locatie gebracht worden. Het kan ook zijn dat er op de nieuwe locatie al personeel is, die de verhuisdozen in ontvangst nemen en gaan beginnen met het uitpakken. Daarnaast moeten de betreffende afdelingen nog schoongemaakt worden.
Na de verhuizing
Het personeel zal nog moeten wennen, maar men kan weer aan het werk. Stel ook overige klanten, debiteuren en instellingen op de hoogte van het nieuwe adres door bijvoorbeeld alle relaties een verhuiskaartje te sturen.
